Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, apportant des changements majeurs dans la manière dont les entreprises traitent les données personnelles de leurs clients et employés. Cet article vise à vous informer sur les nouvelles responsabilités imposées aux sociétés par le RGPD et à vous donner des conseils pour vous aider à être en conformité avec ce règlement.
Comprendre le RGPD et ses objectifs
Le RGPD est un règlement européen qui vise à renforcer la protection des données personnelles des citoyens européens. Il s’applique à toutes les entreprises, qu’elles soient situées dans l’Union européenne ou non, dès lors qu’elles traitent des données personnelles de résidents européens. L’un des principaux objectifs du RGPD est de responsabiliser les entreprises et de leur faire prendre conscience de l’importance de protéger les données personnelles qu’elles détiennent.
Nouvelles obligations pour les entreprises
Le RGPD impose plusieurs nouvelles obligations aux sociétés qui traitent des données personnelles :
- Désigner un Délégué à la protection des données (DPO) : Cette personne doit être nommée si l’entreprise traite régulièrement et systématiquement des données à grande échelle ou si elle traite des données sensibles. Le DPO a pour mission de veiller à la conformité de l’entreprise avec le RGPD et de conseiller la direction sur les mesures à mettre en place.
- Assurer la sécurité des données : Les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment en assurant la pseudonymisation, le chiffrement et la confidentialité des données.
- Tenir un registre des traitements : Les entreprises doivent tenir un registre détaillé des traitements qu’elles effectuent, incluant notamment les finalités du traitement, les catégories de données traitées et les destinataires des données.
- Effectuer une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) : L’AIPD doit être réalisée avant de mettre en place un traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette analyse permet d’évaluer l’impact du traitement sur la vie privée et d’identifier les mesures à prendre pour réduire les risques.
Les principes fondamentaux du RGPD
Pour être en conformité avec le RGPD, les entreprises doivent respecter six principes fondamentaux :
- Licéité, loyauté et transparence : Les données personnelles doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente. Cela signifie que l’entreprise doit informer clairement les personnes concernées sur l’utilisation qui sera faite de leurs données et obtenir leur consentement préalable si nécessaire.
- Limitation des finalités : Les données personnelles ne doivent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
- Minimisation des données : Seules les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités du traitement doivent être collectées et traitées.
- Exactitude : Les données personnelles doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Les entreprises ont l’obligation de prendre toutes les mesures raisonnables pour effacer ou rectifier les données inexactes.
- Limitation de la conservation : Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- Intégrité et confidentialité : Les données personnelles doivent être traitées de manière à garantir leur sécurité, y compris contre les traitements non autorisés ou illicites et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle.
Sanctions en cas de non-conformité
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises. En effet, les autorités de contrôle peuvent infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu. Il est donc crucial pour les entreprises de prendre les mesures nécessaires pour se conformer au RGPD et éviter ces sanctions.
Conseils pour se mettre en conformité avec le RGPD
Pour vous aider à être en conformité avec le RGPD, voici quelques conseils :
- Effectuez un audit de vos traitements de données personnelles afin d’identifier les actions à mettre en place pour respecter le RGPD.
- Mettez en place des politiques et des procédures internes pour assurer la protection des données personnelles et la transparence vis-à-vis des personnes concernées.
- Formez vos employés sur les principes du RGPD et sur leurs responsabilités en matière de protection des données.
- Revoyez vos contrats avec vos sous-traitants pour vous assurer qu’ils respectent également le RGPD.
Le RGPD représente un changement majeur dans la manière dont les entreprises doivent traiter les données personnelles. En comprenant les nouvelles responsabilités qui leur incombent et en mettant en place les mesures nécessaires, les sociétés peuvent garantir la sécurité des données qu’elles détiennent tout en évitant d’éventuelles sanctions financières.